① Préparer les documents pour envoi en publipostage (facultatif)
→ Si les documents inhérents à l'attribution de titres ont déjà été signé en dehors d'Equify, il est possible de les ajouter directement lors de l'enregistrement de l'opération ou à postériori.
→ Si les documents doivent être envoyés et signés depuis Equify, s'assurer en amont que ces derniers soient prêt à l'envoi.
🧠 Comment préparer un document pour le publipostage ?
② Créer les comptes titulaires, le titre, et le Pool (délégation)
En amont de l'enregistrement de l'opération d'attribution, il est nécessaire de s'assurer que les comptes concernés par l'attribution existent sur Equify, que le ou les titre(s) concerné(s) est créé ainsi que le Pool (délégation).
➡️ Création du nouveau titre
Si le titre attribué l'est pour la première fois, ou qu'il s'agit d'un nouveau type de titre (conditions d'acquisition différentes, dénomination différente), il est obligatoire de le créer.
➡️ Création du nouveau pool
Un pool correspond à une délégation accordée au président.
Si le titre à attribuer provient d'une nouvelle délégation, il faut créer un nouveau pool.
Si le titre à attribuer provient d'un Pool existant, il n'est pas nécessaire d'un créer un nouveau.
➡️ Création des comptes
Avant l'enregistrement de l'attribution, il faut s'assurer que les personnes concernées par celle-ci détiennent un compte Equify.
⚠️ Attention de ne pas créer un compte en doublon, il n'est pas possible par la suite de fusionner 2 comptes.
③ Enregistrer l'opération d'attribution
Ajouter + → Opération → Attribution :
1️⃣ Indiquer la date, le titre et le pool concerné
2️⃣ Renseigner les comptes, la quantité de titre pour chacun et la date de début d'acquisition qui peut être différente pour chaque personne.
La date de début d'acquisition est à distinguer de la date d'attribution qui elle représente la date à laquelle le président décide d'attribuer des titres, alors que la date de début d'acquisition représente la date à laquelle le calendrier de vesting va débuter.
Il est possible d'enregistrer 80 lignes maximum.
Si votre opération concerne plus de 80 comptes, il sera nécessaire de la scinder et de la faire en plusieurs fois.
3️⃣ En cas d'envoi de document pour signature ou d'une simple transmission de document à l'étape document, il est possible de :
- Importer un document depuis l'ordinateur
- Sélectionner un document dans la bibliothèque
Il est possible de partager ou non un document :
🧠 Quelles différences entre lier et partager un document ?
Si un document est envoyé pour signature, il sera de facto partagé au compte. Si l'on intègre par exemple, un PV d'AG pour que ce dernier soit lié à l'opération, il n'est pas obligatoire de le partager aux comptes. Il suffit de décocher le Toggle qui est par défaut sur "oui".
4️⃣ Si un document a une balise de signature celle-ci sera détectée, à l'étape signature :
Si aucune signature, passez simplement à l'étape suivante.
En cas de document à signer :
- si un protocole de consentement doit être écrit au moment de la signature, c'est ici qu'il faut indiquer le texte
- si un représentant doit signer le document, il faudra indiquer qui est le contact du représentant
- Vérifier les informations du représentant et des comptes signataire, l'adresse email et le numéro de téléphone sont obligatoires.
Les numéros de téléphones sont requis car lors de la signature, une validation de celle-ci se fera par l'envoi d'un code par sms.
⚠️ Si vous souhaitez désactiver la réception du sms pour le représentant en cas de nombreux documents à signer, il sera nécessaire de nous en faire la demande AVANT l'envoi des documents pour signature. Après il ne sera plus possible de passer outre.
5️⃣ Créer un nouvel évènement ou bien lier l'opération à un évènement existant.
Puis enregistrer, votre attribution est faite et les documents envoyés pour signature ! Il est possible de suivre l'avancement des signatures dans la bibliothèque, onglet "signature en attente".
④ Importer les documents signés en dehors d'Equify et les lier aux opérations
Si les documents ont été signés en dehors d'Equify, il est possible de les lier à l'opération une fois celle-ci enregistrée.
Ajouter + → Document :
Il est recommandé de "typé" le document, en indiquant ce qu'il représente (lettre d'attribution, bulletin de souscription, Procès-verbal, etc.). et d'indiquer en information complémentaire le nom de la personne concerné, le titre, etc.
Ensuite dérouler l'onglet Liens et y lier l'/les opération(s) concernées. Le(s) compte(s), titre qui découlent de cette opération seront automatiquement renseignés.
Choisissez de partager ou non le document avec le compte. Si le document est partagé, la personne pourra le consulter sur son espace personnel, si il ne l'est pas, il sera simplement relié à l'opération et sera consultable uniquement par les administrateurs de la société.
❓En cas de doute sur la bonne marche à suivre, n'hésitez pas à nous écrire au support à l'adresse support@equify.eu.