Le publipostage vous permet, à partir d'un seul document modèle, de générer autant de copies personnalisées que nécessaire.
Vous pouvez automatiquement créer des documents personnalisés avec les informations de vos titulaires (nom, prénom, date de naissance...) et de vos opérations (dates, nombre de BSPCE...).
Pour préparer un document pour le publipostage vous devez suivre différentes étapes:
1️⃣ Ouvrir votre document sur Word en format DOCX.
2️⃣ Insérer les smartfields.
💡 Les smartfields sont des champs à personnaliser. Retrouvez la liste des smartfields disponibles sur Equify dans cet article.
3️⃣Insérer les balises de signature si le document est à signer.
💡Les balises de signature électronique sont listées dans cet article.
4️⃣ Importez le document au format DOCX sur Equify après avoir vérifié les règles ci-dessous :
🔸Retirez au préalable les commentaires, headers et footers de votre document.
🔸Fermez les accolades } des smartfields : un smartfield ouvert empêche le document d'être reconnu comme modèle.
5️⃣ Lorsque vous avez fini vos vérifications, appuyez sur Enregistrer pour retrouver votre modèle automatiquement détecté dans votre bibliothèque Equify !
💡Sur la modale qui apparait lorsque vous cliquez sur le document dans votre bibliothèque, vérifiez que les smartfields sont bien détectés et valides. Les smartfields non reconnus sont grisés. Ils seront remplacés par des espaces lors du publipostage.