💼 Vous aurez besoin de vos documents légaux préparés par votre avocat, ainsi que d'un outil de traitement de texte (Word, Google Doc, etc).
Pour attribuer des AGA à vos salariés sur Equify, il suffit de suivre ces étapes :
En dehors d'Equify :
0️⃣ Préparez vos documents pour le publipostage.
Puis dans Equify, suivez ces étapes :
1️⃣ Création du nouveau titre
2️⃣ Création du nouveau pool
3️⃣ Création des comptes des titulaires
4️⃣ Ajout d'une opération d'attribution d'AGA
Pour finir, visualisez votre opération effectuée.
Suivez le guide ! 🧑🏫
En dehors d'Equify,
0️⃣ Préparez vos documents légaux pour le publipostage :
- Ouvrez vos documents dans votre outil de traitement de texte.
- Remplacez les informations à personnaliser par des smartfields.
📚 Liste des smartfields sur Equify
📚 Préparer un document pour le publipostage - Ajoutez les balises de signatures électroniques et passez le texte en blanc.
📚 Ajouter des balises de signature
➡️ Vous pouvez maintenant importer vos documents sur Equify
1️⃣ Création du titre
Si vous attribuez des AGA pour la première fois, ou qu'il s'agit d'un nouveau type d'AGA (conditions d'acquisitions différentes), il faut créer le titre.
2️⃣ Création du pool
Si les AGA à attribuer proviennent d'un nouveau pool, il faut créer un nouveau pool.
📚 Ajouter un pool
💡 Un pool correspond à une délégation accordée au président.
- Si vous attribuez pour la première fois des AGA, une délégation a due être accordée à votre président : ajoutez un nouveau pool grâce aux détails sur votre PV d'AG.
- Si vous avez déjà réalisé des attributions d'AGA, il vous faut vérifier si les nouvelles AGA proviennent d'un pool existant ou s'il faut créer un nouveau pool suite à une nouvelle délégation.
3️⃣ Création des comptes
Si vous allez attribuer des AGA à des employés qui ne détiennent pas encore de titres dans la société, il faut leur créer un compte sur Equify.
⚠️ Assurez vous que les informations soient à jour pour les titulaires de comptes (adresse postale, numéro de téléphone et adresse email) car la personnalisation des documents et la signature électronique y font appel.
La création du compte n'implique pas une ouverture d'accès.
📚 Comment ouvrir un accès à un titulaire de compte.
4️⃣ Ajout d'une opération d'attribution d'AGA
A cette étape, vous sélectionnez les comptes concernés avec le titre, le pool et les documents à leur faire signer.
- Ajouter une opération avec le bouton bleu en haut à droite "Ajouter +" > sélectionner "Attribution"
- A l'étape Détails, choisissez la date de l'attribution, sélectionnez le titre et le pool
- A l'étape Comptes, sélectionnez le compte (s'il y en a plusieurs dans votre attribution d'AGA, vous pouvez ajouter des lignes supplémentaires), la quantité attribuée et la date de début d'acquisition.
💡 Date de début d'acquisition : la date à partir de laquelle débute le calcul de l'acquisition pour ce compte.
S'il s'agit de la date d'entrée dans l'entreprise, la date de début d'acquisition sera en théorie différente pour tous les comptes.
- A l'étape Documents, sélectionnez les documents que vous aviez importé à l'étape 0️⃣ avec les smartfields et les balises de signature.
- A l'étape Signatures, vérifiez les informations
- A l'étape Evénement, créez un évènement dédié à cette attribution ou sélectionnez un évènement déjà crée.
C'est terminé ! ✨
Vos documents ont été personnalisés et envoyés pour signature !
Comment visualiser votre opération d'attribution ?
- Retrouvez tous vos documents envoyés pour signature dans Bibliothèque > Signatures en attente.
💡L'icône bleue 
devant le document signifie que ce dernier n'a pas encore été signé par tous les signataires. Une fois que la procédure de signature électronique est finalisée pour toutes le parties prenantes, l'icône apparait en vert 
.
Si besoin, vous avez la possibilité de relancer les titulaires de comptes n'ayant pas encore signé leurs documents depuis votre compte Equify.
- Retrouvez les opérations d'attributions dans Chronologie > évènement que vous avez crée ou déjà existant.
- Retrouvez vos opérations dans votre table de capitalisation > Trier par titre
Vous pouvez également retrouver vos opérations dans l'onglet "Opérations" ou bien dans l'onglet "Comptes", en cliquant sur le compte des titulaires concernés.