Les documents personnalisés sont créés à partir d'un modèle. Il s'agit d'une copie conforme du modèle à l'exception de certains champs qui sont personnalisés avec les informations d'un titulaire de compte et/ou de l'opération.
Vous pouvez générer des documents personnalisés de deux manières :
Dans le cadre d'une opération :
1️⃣ Ajoutez une nouvelle opération et renseignez les détails de votre opération. Le publipostage fonctionne pour tous les types d'opérations sur Equify.
Pour en savoir plus sur l'ajout d'une opération consultez cet article.
2️⃣ A l'étape Documents, importez un ou plusieurs modèles depuis votre ordinateur (fichier au format DOCX) ou en sélectionner depuis votre bibliothèque Equify
ℹ️ Le badge bleu Modèle indique que vous avez bien sélectionné un modèle.
3️⃣ Chaque modèle sera utilisé pour générer un document personnalisé par Titulaire de compte.
Exemple : si j'ai renseigné 3 lignes pour 3 titulaires dans mon opération, et que j'ai sélectionné deux documents modèles, 6 documents au total seront générés.
Si vous ne souhaitez pas qu'un modèle génère un document pour toutes les opérations, vous pouvez en exclure certaines à l'aide du sélecteur.
4️⃣ Pour finir, vous pouvez choisir de partager ou non les documents personnalisés avec leur titulaire de compte respectif. En cochant la case Oui, chaque titulaire de compte pourra accéder au document personnalisé qui lui est propre, les titulaires de compte ne peuvent en aucun cas accéder aux documents personnalisés des autres titulaires de compte ou au modèle lui-même.
5️⃣ Finalisez l'ajout de votre opération.
En validant vos opérations, les documents personnalisés seront automatiquement générés et ajoutés à votre bibliothèque pour les retrouver facilement par la suite.
À partir de votre bibliothèque Equify :
1️⃣ Sélectionnez le ou les documents modèles que vous souhaitez personnaliser.
2️⃣ Utilisez les 3 petits points en bout de ligne ou le bouton Publipostage en haut à droite de l'écran en cas de sélection multiple pour faire apparaitre la modale de publipostage.
3️⃣ Vérifiez que les smartfields détectés correspondent bien aux objets auxquels ils se rattachent.
Par exemple si vous avez utilisé le smartfield {titulaire.nom}, assurez vous que la propriété "nom" a bien été associée à l'objet "titulaire".
4️⃣ À l'étape suivante, sélectionnez l'objet spécifique concerné.
Exemple, si votre objet est une opération, sélectionnez celle dont vous souhaitez utiliser les propriétés.
Vous pouvez ajouter autant de lignes que vous souhaitez. Pour chaque ligne ajoutée, une instance de document sera générée.
5️⃣ Si votre document comporte une balise de signature, vérifiez les coordonnées des signataires avant de valider.