La fonctionnalité de notification vous permet d'alerter un actionnaire ou un salarié qu'une nouvelle détention a été enregistrée sur Equify et qu'ils peuvent la retrouver sur leur espace actionnaire / salarié.
Lors de l'enregistrement d'une opération, une nouvelle étape "Notification & accès" est désormais disponible.
Cette étape sera présentée différemment si un document est envoyé en signature ou non.
① Un document est envoyé en signature dans la cadre d'une opération
② Aucun document n'est ajouté à l'opération ou un document ne nécessitant pas de signature
① Un document est envoyé en signature dans la cadre d'une opération :
À l'étape 3 et 4 "documents", et "signature" ajoutez le document que vous souhaitez envoyer en signature, puis paramétrez l'étape signature avec les signataires.
À l'étape "Notifications & accès" vous aurez plusieurs choix :
➡️ Notifier tous les signataires
Tous les signataires du document recevront un email les informant qu'ils ont un document à signer depuis leur espace Equify :
L'indication "1 nouvelle invitation" signifie que l'un des contacts n'a jamais reçu d'accès pour se connecter à l'espace Actionnaire Equify, le fait de le notifier lui ouvrira automatiquement un accès afin qu'il puisse consulter ou signer le document.
➡️ Notifier seulement les contacts sélectionnés
Dans le cas où un signataire à plusieurs contacts qui lui sont assignés, on peut faire le choix de notifier un seul des contacts ou les deux.
Par défaut, tous les contacts auront le toggle de notification sur "oui" :
La colonne Accès indique si le contact a d'ores et déjà eu accès à son espace Equify, si ce n'est pas le cas, un petit tag "nouvelle invitation" apparait, cela vous indique que des accès seront ouverts à ce contact car il est nécessaire qu'il puisse accéder à l'espace Actionnaire Equify pour prendre connaissance de cette opération et le cas échéant, du document.
⬇️ Passez le toggle de notification sur "non" pour le contact ne devant pas être notifié :
À noter que le contact signataire du document sera obligatoirement notifié, il ne sera pas possible de désactiver la notification :
💡Vous pouvez ajouter un message personnalisé qui sera présent dans l'email reçu :
Une fois cela paramétré, passez à l'étape suivante qui est la création d'un évènement puis enregistrer.
📩 Les actionnaires / salariés recevront un email comme suit :
② Aucun document n'est ajouté à l'opération ou un document ne nécessitant pas de signature
Vous avez 2 choix possible :
➡️ Ne pas notifier les actionnaires / salariés de cette nouvelle opération les concernant :
Aucun email ne sera transmis, ils verront leur nouvelle détention et un nouveau document (le cas échéant) dans leur espace actionnaire / salarié Equify mais ils n'en seront pas avertis.
➡️ Notifier les contacts sélectionnés de cette nouvelle opération :
Ils seront avertis qu'une nouvelle opération a été enregistrée et pourront, si ils le souhaitent, aller la consulter sur leur espace actionnaire Equify.
Dans le cas où un actionnaire / salarié à plusieurs contacts qui lui sont assignés, on peut faire le choix de notifier un seul des contacts ou les deux.
Par défaut, tous les contacts auront le toggle de notification sur "oui" :
La colonne Accès indique si le contact a d'ores et déjà eu accès à son espace actionnaire, si ce n'est pas le cas, un petit tag "nouvelle invitation" apparait, cela vous indique que des accès seront ouverts à ce contact car il est nécessaire qu'il puisse accéder à l'espace actionnaire pour prendre connaissance de cette opération.
Pour notifier seulement les contacts sélectionnés, passez le toggle de notification sur "non" pour ceux ne devant pas être notifiés :
💡Vous pouvez ajouter un message personnalisé qui sera présent dans l'email reçu :
Une fois cela paramétré, passez à l'étape suivante qui est la création d'un évènement puis enregistrer.
📩 Les actionnaires / salariés recevront un email comme suit :
