Comment créer et gérer vos réunions de gouvernance ?

Depuis l'application, vous avez la possibilité de créer une réunion de gouvernance et de convoqués les participants.

1️⃣ Rendez-vous dans le menu de gauche, choisissez Gouvernance, puis Réunions.

2️⃣ En haut à droite, cliquez sur + Nouvelle réunion.

3️⃣ Renseignez les détails de votre réunion en indiquant : 

  • Le nom que vous voulez donner à votre réunion (ex : Assemblée Générale Ordinaire)
  • La date de votre réunion
  • Une heure de début ainsi qu'une heure de fin pour votre réunion 
  • Si votre réunion est prévue en présentiel, l'adresse à laquelle se tiendra votre réunion 
  • Si vous autorisez la participation par visioconférence, indiquez le lien de la conférence
  • Il est également possible d'ajouter une date limite pour répondre à l'invitation.
    Après cette date, il sera impossible pour l'invité de soumettre sa réponse.

4️⃣ Sélectionnez le groupe que vous souhaitez inviter à la réunion.

💡 Votre groupe n'existe pas encore ? Vous pouvez le créer en cliquant sur + Ajouter un groupe.


5️⃣
Vérifiez la liste de vos participants.

Les champs des participants sont déjà pré-remplies avec les membres "actifs" du groupe à la date de votre réunion :

  • Vous pouvez ajouter ou supprimer manuellement tout membre pour cette réunion
  • Si votre compte a plusieurs contacts, sélectionnez le contact auquel vous souhaitez envoyer la convocation depuis la colonne contact.

⚠️ Si vous souhaitez inviter un contact supplémentaire et que le compte concerné a déjà un participant convoqué, vous devrez le rajouter en observateur au moment de la sélection des participants. 

💡En appuyant sur le bouton Vérifier les informations des participants, vous pourrez vérifier et mettre à jour, si nécessaire, les informations de vos invités.  

6️⃣ Renseignez l'ordre de jour de votre réunion.

Celui-ci apparaîtra dans l'email d'invitation envoyé à vos invités et dans le panneau latéral de votre réunion. 


7️⃣ Ajoutez les documents liés à votre réunion (avis de convocation, texte des résolutions, bulletin de vote, etc).

⚠️ Ces documents seront visibles par vos invités dans leur espace Equify mais ne seront pas attachés à l'email d'invitation qu'ils recevront. 

 
À cette étape, il vous est également possible d'autoriser la désignation d'un mandataire.

💡Lorsque vos invités font le choix de désigner un mandataire sur Equify, vous êtes notifié et vous pouvez retrouver les formulaires de procuration signés dans votre bibliothèque Equify. 

 
Si vous souhaitez permettre à vos invités de signer un pouvoir en ligne sur Equify, vous pouvez sélectionner le modèle de pouvoir Equify qui vous est proposé.

➡️ Si vous souhaitez utiliser votre propre modèle de pouvoir, vous pouvez le faire directement depuis la bibliothèque, en amont de la création de la réunion, en utilisant le publipostage : Guide du publipostage

8️⃣ A la dernière étape, vous pouvez personnaliser l'email d'invitation à la réunion qui sera envoyé à vos invités.

Vous pouvez ainsi : 
  • Indiquer ce que vous souhaitez voir apparaître dans le champ expéditeur des emails d'invitation
  • Personnaliser l'objet de l'email qui sera envoyé ainsi que son contenu 
    → Les invités recevront toutefois [Action Requise] en début d'objet.
  • Renseigner un email pour la redirection des réponses directes de vos invités à l'email d'invitation
    → Un seul email de redirection est autorisé. 

💡 À tout moment du processus de création de votre réunion, vous pouvez décider d'enregistrer en tant que brouillon pour le reprendre plus tard. 

 

9️⃣ Votre Réunion est créée

Une fois la réunion créée vous pouvez modifier en cliquant sur les trois points en bout de ligne :

Capture d’écran 2022-05-04 à 14.10.12

  • Les documents : importer ou modifier les documents auxquels les invités ont accès
  • Les participants : Ajoutez de nouveaux participants. Ces participants recevront un mail de convocation et un formulaire de réponse.
  • Annuler une réunion : Vous pourrez alors indiquer la raison de l'annulation dans l'email que recevront les invités : 

    Capture d’écran 2022-05-05 à 11.37.26

📌 Une fois les invitations à la réunion envoyées, il ne vous sera plus possible de modifier le nom, les détails de la réunion et l'email de convocation.


Découvrez comment suivre les réponses et relancer vos invités dans cet article :
Comment convoquer vos assemblées d’actionnaires, boards, comités et suivre les réponses des invités ?