Vous utilisez la solution SIRH WORKDAY et vous souhaitez importer et synchroniser vos données avec votre espace Equify.
⚠️ Cet article concerne une première synchronisation. Pour savoir comment gérer la synchronisation entre Workday et Equify post première synchronisation, nous vous invitons à vous rendre sur l'article suivant → 🧠 Comment gérer le paramétrage de ma synchronisation Workday ?
💡 Si aucun compte n'existe dans Equify, la synchronisation Workday va permettre la création de nouveaux comptes.
En revanche, si des comptes sont déjà existants dans Equify, la synchronisation Workday visera à matcher un compte Workday avec un potentiel compte Equify. Si aucun compte n'est trouvé, un nouveau compte sera créé.
Le premier matching repose sur l'adresse email commune d'un compte Workday et Equify. Si un compte Equify n'a pas d'adresse email renseignée ou une différente de celle de Workday, une situation de conflit sera créée car un même nom et prénom seront détectés (cf. point 4 ci-après).
PARTIE 1 : ACTIVER LA SYNCHRONISATION
① Se rendre sur votre espace Equify, onglet Paramètres > Intégrations
② Cliquer sur le bouton d'activation
③ Renseigner l'URL de votre espace Workday, votre nom d'utilisateur ainsi que votre clé API
PARTIE 2 : CONFIGURER LA SYNCHRONISATION
① Sélectionner la relation des comptes faisant l'objet d'une synchronisation
② Faire correspondre les champs d'informations Equify avec les champs d'information Workday
🧠 À cette étape, l'objectif est de lier le bon champ Equify à la bonne information Workday. Par exemple, le champ firstName (Prénom) dans Equify, doit correspondre avec le champ firstName dans Workday. Je sélectionne donc firstName dans la colonne Workday#1.
Une fois l'intégralité des champs paramétrés, vous cliquer sur Enregistrer et activer.
② Lancer la synchronisation Workday en cliquant sur Synchroniser
③ Valider la dernière étape de synchronisation
Dans ce menu, vous trouverez :
- les nouveaux comptes (non synchronisés),
- les comptes synchronisés : ils ont fait l'objet d'une synchronisation antérieure
- les comptes en conflits : plusieurs informations sont communes entre un nouveau compte et un compte déjà synchronisé. (nom/prénom, adresse-mail, ID...)
- les comptes exclus : il s'agit de comptes que vous ne souhaitez pas synchroniser. Il faut cocher les personnes concernées et bien cliquer sur "ajouter aux exclus" en haut à droite.
⚠️ Si une situation de conflit est détectée, il sera nécessaire (ou non) de venir modifier les informations du contact Equify afin qu'il puisse matcher correctement avec le contact Lucca : ajout d'une adresse email par exemple.
Cliquez alors sur Suivant, vous trouverez alors le détail de la synchronisation à venir. Vous pourrez cliquer sur Synchroniser si tout est conforme.
⚠️ ATTENTION ⚠️ Il est normal que le chargement dure longtemps et que la page suivante apparaisse, merci de ne pas fermer cette page tant que le processus de synchronisation n'est pas achevé.
De même, il faudra veiller à ne pas relancer une synchronisation sans quoi des doublons de comptes pourraient être créés.
⑤ Consulter les comptes synchronisés
Vous pouvez à présent consulter les différents comptes créés dans l'onglet Comptes.