Vous utilisez la solution SIRH LUCCA et vous souhaitez importer et synchroniser vos données avec votre espace Equify.
⚠️ Cet article concerne une première synchronisation. Pour savoir comment gérer la synchronisation entre Lucca et Equify post première synchronisation, nous vous invitons à vous rendre sur l'article suivant → 🧠 Comment gérer le paramétrage de ma synchronisation Lucca ?
💡 Si aucun compte n'existe dans Equify, la synchronisation Lucca va permettre la création de nouveaux comptes.
En revanche, si des comptes sont déjà existants dans Equify, la synchronisation Lucca visera à matcher un compte Lucca avec un potentiel compte Equify. Si aucun compte n'est trouvé, un nouveau compte sera créé.
Le premier matching repose sur l'adresse email commune d'un compte Lucca et Equify. Si un compte Equify n'a pas d'adresse email renseignée ou une différente de celle de Lucca, une situation de conflit sera créée car un même nom et prénom seront détectés (cf. point 4 ci-après).
PARTIE 1 : ACTIVER LA SYNCHRONISATION
① Se rendre sur votre espace Equify, onglet Paramètres > Intégrations
② Cliquer sur le bouton d'activation
③ Renseigner l'URL de votre espace LUCCA ainsi que votre clé API
⚠️ Mise en place de l'intégration côté Lucca
Pour mettre en place l'intégration, l'administrateur de la base Lucca devra créer une clé API avec les droits suivants :
Permissions Collaborateur :
① Consulter les données Lucca des collaborateurs
② Consulter les informations contractuelles des collaborateurs
③ Voir les futurs employés
④ Voir les employés partis
Il est aussi possible de récupérer des données personnalisées du dossier RH, pour cela, il faudra créer une section avec les données dédiées et, dans les permissions de la clé API ajouter : Consulter le dossier du personnel > sélectionner la section comprenant l'adresse du collaborateur
🧠 Pour plus d'information, nous vous invitons à consulter l'article concernant la mise en place du connecteur côté Lucca.
PARTIE 2 : CONFIGURER LA SYNCHRONISATION
① Sélectionner la relation des comptes faisant l'objet d'une synchronisation
② Faire correspondre les champs d'informations Equify avec les champs d'information Lucca
🧠 À cette étape, l'objectif est de lier le bon champ Equify à la bonne information Lucca. Par exemple, le champ firstName (Prénom) dans Equify, doit correspondre avec le champ firstName dans Lucca. Je sélectionne donc firstName dans la colonne Lucca#1.
⚠️ Si une propriété dans Equify correspond à plusieurs propriétés dans Lucca, alors vous pouvez rajouter une propriété par case et utiliser le séparateur entre chaque propriétés.
Exemple, je souhaite indiquer le Nom (lastName) et le nom de naissance (e_Nomdenaissance) dans le champ Equify BirthPlace (Equify ne faisant par défaut pas la distinction entre le nom et le nom de naissance.)
J'ajoute donc : lastName pour le premier champ, un séparateur, puis e_Nomdenaissance pour le deuxième champ.
③ Enregistrer et activer la synchronisation, puis lancer la synchronisation depuis le menu Intégrations
④ Valider la dernière étape de synchronisation
Dans ce menu, vous trouverez :
- les nouveaux comptes (non synchronisés),
- les comptes synchronisés : ils ont fait l'objet d'une synchronisation antérieure
- les comptes en conflits : plusieurs informations sont communes entre un nouveau compte et un compte déjà synchronisé. (nom/prénom, adresse-mail, ID...)
- les comptes exclus : il s'agit de comptes que vous ne souhaitez pas synchroniser. Il faut cocher les personnes concernées et bien cliquer sur "ajouter aux exclus" en haut à droite.
⚠️ Si une situation de conflit est détectée, il sera nécessaire (ou non) de venir modifier les informations du contact Equify afin qu'il puisse matcher correctement avec le contact Lucca : ajout d'une adresse email par exemple.
Sur la page suivante, vous trouverez le résumé de votre synchronisation. Une fois que vous aurez bien pris connaissance des cas présentés, vous pourrez cliquer sur Synchroniser.
⚠️ ATTENTION ⚠️ Il est normal que le chargement dure longtemps et que la page suivante apparaisse, merci de ne pas fermer cette page tant que le processus de synchronisation n'est pas achevé.
De même, il faudra veiller à ne pas relancer une synchronisation sans quoi des doublons de comptes pourraient être créés.
⑤ Consulter les comptes synchronisés
Vous pouvez à présent consulter les différents comptes créés dans l'onglet Comptes.