① À quoi servent les rappels de tâches ?
Un rappel de tâche représente une action attendue à une date donnée.
Vous pouvez les utiliser pour :
- planifier une tâche ponctuelle ;
- suivre une obligation récurrente ;
- assigner une action à un utilisateur ou à un rôle ;
- recevoir une notification avant l’échéance ;
- indiquer si la tâche a été réalisée ;
- conserver un historique des tâches passées.
💡 Exemples d’utilisation :
- rappeler une action administrative à effectuer chaque mois ;
- suivre une obligation de gouvernance périodique ;
- vérifier qu’une tâche importante a bien été réalisée ;
- structurer des routines opérationnelles dans votre espace Equify.
② Pourquoi utiliser les rappels de tâches ?
Les rappels de tâches apportent plusieurs bénéfices :
- meilleure organisation des obligations ponctuelles et récurrentes ;
- réduction du risque d’oubli ;
- responsabilisation grâce à l’assignation ;
- suivi clair des tâches réalisées ou non réalisées ;
- meilleure traçabilité des actions importantes ;
- fiabilisation des processus internes.
Ils permettent de transformer des obligations à suivre en actions planifiées, notifiées et historisées.
③ Comment mettre en place un rappel de tâche ?
Rendez-vous dans l'onglet Rappels de tâches > Cliquez sur + Nouveau rappel de tâche.
Paramétrez le rappel de tâche en indiquant un titre, une description, une date d'échéance, un contact ou un rôle désigné, la périodicité et éventuellement la survenance d'une notification.
Une fois le rappel créé, il est consultable dans le menu des rappels de tâches et son statut est indiqué comme à faire ou réalisé.
Si la tâche est réalisé, vous pouvez cliquer sur 
et rentrer les informations de complétion.
Si elle n'est pas réalisée, vous pouvez cliquer sur 
et indiquer que la tâche n'est pas complétée.
🧠 Il est possible de créer des rappels ponctuels ou récurrents
Le rappel ponctuel concerne une seule tâche à une date précise.
Une fois le rappel qualifié comme réalisé ou non réalisé, aucun nouveau rappel n’est créé automatiquement.
Le rappel récurrent permet de suivre une tâche qui revient régulièrement.
Les périodicités prévues peuvent inclure :
-
toutes les semaines ;
-
tous les mois ;
-
tous les 3 mois ;
-
tous les 6 mois ;
-
tous les ans.
Lorsqu’un rappel récurrent est qualifié :
-
le rappel en cours est enregistré avec son statut ;
-
un nouveau rappel en attente est créé automatiquement ;
-
la nouvelle date est calculée selon la périodicité définie ;
-
les informations principales du rappel sont conservées.
⚠️ Une série récurrente ne doit contenir qu’un seul rappel en attente à la fois. Cela évite les doublons et garde le suivi clair.
④ Comment fonctionnent les notifications ?
Un rappel peut inclure un délai de notification. Ce délai correspond au nombre de jours avant l’échéance auquel une notification doit être envoyée.
Exemples :
- 5 jours avant : vous êtes notifié 5 jours avant la date du rappel ;
- le jour même : vous êtes notifié à la date prévue ;
- aucun délai : aucune notification anticipée n’est programmée.
Si la date ou le délai d’un rappel en attente est modifié, la notification peut être reprogrammée pour rester cohérente avec les nouveaux paramètres.
⚠️ Un rappel qui dépasse sa date d’échéance peut rester en attente tant qu’il n’a pas été qualifié. Il peut alors être affiché comme en retard dans l’interface afin d’attirer l’attention sur l’action à traiter.
⑤ Comment supprimer un rappel ?
La suppression dépend du type de rappel.
Un rappel ponctuel peut être supprimé directement.
Pour un rappel récurrent en attente, vous pouvez choisir entre :
- supprimer uniquement le rappel en cours ;
- supprimer le rappel en cours et arrêter les futures occurrences.
Les rappels déjà qualifiés peuvent rester visibles dans l’historique de la série, sauf s’ils sont supprimés.