Dans cet article nous vous présentons les étapes à suivre pour retranscrire dans les meilleures conditions l'historique de votre société.
⚠️ Pré-requis pour pouvoir suivre ce tutoriel : avoir lu nos cours introductifs à Equify. (moins de 10 min de lecture)
① Réunir les documents nécessaires au paramétrage
La première étape consiste à rassembler tous les documents nécessaires à l'onboarding de votre société. La logique sera de lier chaque document à l'évènement ou l'opération à laquelle il doit être rattaché.
✋Voici un article vous présentant les documents nécessaires à votre onboarding.
💡 Classer vos documents par année : Nous vous recommandons vivement de classer les documents rassemblés en dossier pour chaque année et par évènement important.
Exemples : créer un dossier pour la constitution de la société en indiquant l'année de création (2016 - Constitution de la société); créer un autre dossier concernant la première augmentation de capital (2018 - Augmentation de capital - Seed).
② Comment débuter le paramétrage de mon compte Equify
Nous vous conseillons d'effectuer la retranscription de votre historique en démarrant par la constitution de la société jusqu'à aujourd'hui. En effet, les opérations et évènements les plus anciens peuvent avoir une incidence sur les évènements les plus récents.
Nous vous invitons donc à suivre les prérogatives suivantes :
➡️ Procéder de manière chronologique : année après année, mois après mois.
➡️ Décomposer évènements et opérations :
- la nature des décisions et leur(s) auteur(s) (Décision des actionnaires ou du comité stratégique, Décision ou simple constatation du président...) ;
- la nature des opérations (souscriptions/attributions, transferts, conversions...) et les types de titres et/ou bénéficiaires concernés (BA, Salariés...)
🗓 Exemple de retranscription de la constitution d'une société
1️⃣ Création d’un évènement de gouvernance illustrant la volonté du/des fondateur(s) de constituer la société
Documents pouvant être liés : Statuts constitutifs, Pouvoir pour réalisation des formalités, Certificat de dépôt des fonds, Liste des actes entrepris pour le compte de la société en formation (si applicable), etc.
2️⃣ Création d’un évènement de capital auquel seront liées les opérations et documents relatifs aux premières souscriptions (Bulletins de souscription, Liste des souscripteurs, Pacte d’actionnaires)
Pour cela nous vous recommandons de :
- renseigner la 1ère opération de souscription ;
- joindre les documents liés : Liste des souscripteurs, certificat de dépôt des fonds, etc.
- sélectionner Nouvel évènement lors de la dernière étape pour créer automatiquement l’évènement associé dans la Chronologie
Exemples d'articles pas à pas pour retranscrire les principaux évènements au capital :
③ Vérifier votre paramétrage
Pour vous assurer de la justesse de la table de capitalisation renseignée dans l'app, nous vous invitons à la comparer avec votre table de capitalisation la plus récente.
④ En cas de questions pendant le paramétrage
Il est normal d'avoir des interrogations en cours d'onboarding. Pour vous aiguiller, plusieurs moyens sont mis à votre disposition :
- Le centre d'aide vous propose une multitude d'articles constamment mis à jour ;
- L'équipe support à laquelle vous pouvez écrire à l'adresse support@equify.eu ;
- Si votre paramétrage est effectué dans le cadre d'un onboarding accompagné, vous pouvez contacter votre onboarder par email.